5 תהליכים עסקיים שתוכלו להפוך לאוטומטיים עוד היום עם Zapier (מדריך מעשי)

מה זה Zapier ואיך זה עובד?

לפני שנצלול לדוגמאות המעשיות, חשוב להבין את המכניקה הבסיסית של Zapier. חשבו על Zapier כעל גשר דיגיטלי. מצד אחד של הגשר יש אפליקציה אחת (למשל, טופס יצירת קשר באתר שלכם), ומהצד השני יש אפליקציה אחרת (למשל, Google Sheets). Zapier מאפשר להעביר מידע באופן אוטומטי מצד אחד לשני על בסיס חוקים שאתם קובעים. כל תהליך אוטומטי כזה נקרא ‘Zap’.

כל Zap מורכב משני חלקים עיקריים:

• טריגר (Trigger): זהו האירוע שמתחיל את האוטומציה. לדוגמה, ‘כניסת ליד חדש מטופס באתר’.
• פעולה (Action): זוהי המשימה שמתבצעת באופן אוטומטי בעקבות הטריגר. לדוגמה, ‘יצירת שורה חדשה בטבלת Google Sheets עם פרטי הליד’.

היופי הוא שניתן ליצור Zaps מורכבים יותר עם מספר שלבים, מסננים ותנאים לוגיים, מה שפותח עולם שלם של אפשרויות בתחום של שירותי אוטומציה לעסקים. כעת, בואו ניגש לחלק המעשי ונראה איך בונים את האוטומציות הראשונות שלכם.

1. שמירת לידים מטופס יצירת קשר לגוגל שיטס (Google Sheets)

זוהי אחת האוטומציות הבסיסיות והחיוניות ביותר לכל עסק. במקום להסתמך על קבלת לידים במייל בלבד, שם הם עלולים ללכת לאיבוד או להיקבר תחת ערימת הודעות, ניצור גיבוי מסודר ומרכזי של כל הפניות בגיליון אלקטרוני. זה מאפשר מעקב קל, ניתוח נתונים והעברת המידע לאנשי המכירות בצורה יעילה.

מדריך צעד אחר צעד

1. התחברות ל-Zapier ויצירת Zap חדש: היכנסו לחשבון ה-Zapier שלכם ולחצו על כפתור ‘Create Zap’.
2. הגדרת הטריגר (Trigger):
   • בחר את האפליקציה: חפשו את אפליקציית הטפסים שלכם. לדוגמה, אם אתם משתמשים בוורדפרס, תוכלו לבחור ב-Contact Form 7, Gravity Forms או WPForms. לצורך הדוגמה, נבחר ב-‘Webhooks by Zapier’, שיטה אוניברסלית שעובדת עם רוב הטפסים.
   • בחר את אירוע הטריגר: בחרו באפשרות ‘Catch Hook’.
   • העתקת כתובת ה-Webhook: זאפייר יספק לכם כתובת URL ייחודית. העתיקו אותה.
   • הטמעת ה-Webhook בטופס: גשו להגדרות הטופס באתר הוורדפרס שלכם. ברוב תוספי הטפסים יש אזור המיועד לאינטגרציות או Webhooks. הדביקו שם את הכתובת שהעתקתם.
   • בדיקת הטריגר: חזרו ל-Zapier ולחצו על ‘Test trigger’. כעת, מלאו ושלחו טופס דמה באתר שלכם. זאפייר יזהה את השליחה ויציג לכם את הנתונים שהתקבלו (שם, מייל, טלפון וכו’).
3. הגדרת הפעולה (Action):
   • בחר את האפליקציה: חפשו ובחרו ב-‘Google Sheets’.
   • בחר את אירוע הפעולה: בחרו באפשרות ‘Create Spreadsheet Row’.
   • חיבור חשבון הגוגל: חברו את חשבון הגוגל שלכם ל-Zapier אם טרם עשיתם זאת.
   • הגדרת הפעולה: כעת תצטרכו למפות את השדות. בחרו את ה-Drive, ה-Spreadsheet (הגיליון) וה-Worksheet (הכרטיסייה) הספציפיים שיצרתם מראש עבור הלידים. זאפייר יטען את העמודות שיצרתם בגיליון (למשל: תאריך, שם מלא, אימייל, טלפון, הודעה).
   • מיפוי השדות: לכל עמודה בגיליון, שייכו את הנתון המתאים שהתקבל מהטריגר. לדוגמה, לעמודת ‘שם מלא’ בשיטס, בחרו את שדה ‘שם’ שהגיע מהטופס. המשיכו כך עבור כל השדות.
4. בדיקה והפעלה: לחצו על ‘Test & Continue’. זאפייר ייצור שורת בדיקה בגיליון הגוגל שלכם עם הנתונים מהטופס. אם הכל תקין, לחצו על ‘Publish Zap’. זהו, מעכשיו כל ליד חדש שייכנס מהטופס יתווסף אוטומטית ובזמן אמת לגיליון שלכם.

2. שליחת התראה בסלאק (Slack) על לקוח חדש

חגיגת הצלחות קטנות היא מרכיב חשוב בתרבות ארגונית חיובית. אוטומציה זו שולחת הודעה לערוץ ייעודי בסלאק בכל פעם שלקוח חדש מצטרף או מתבצעת רכישה. זה מעדכן את כל הצוות בזמן אמת, מעלה את המורל ויוצר תחושת שותפות בהצלחת החברה.

מדריך צעד אחר צעד

1. הגדרת הטריגר (Trigger):
   • בחר את האפליקציה: בחרו את המערכת שבה מתועדת עסקה חדשה. זה יכול להיות CRM כמו HubSpot או Salesforce, או פלטפורמת מסחר אלקטרוני כמו WooCommerce או Shopify. נשתמש ב-WooCommerce כדוגמה.
   • בחר את אירוע הטריגר: חפשו אירוע שמתאר עסקה חדשה או לקוח חדש. ב-WooCommerce, אירוע מתאים הוא ‘New Order’.
   • חיבור החשבון: חברו את אתר הוורדפרס שלכם (עם WooCommerce) ל-Zapier. לרוב זה דורש התקנת תוסף ייעודי של Zapier באתר.
   • בדיקת הטריגר: בצעו הזמנת דמה בחנות שלכם כדי ש-Zapier יוכל למשוך את נתוני ההזמנה ולשמש כדוגמה להמשך התהליך.
2. הגדרת הפעולה (Action):
   • בחר את האפליקציה: חפשו ובחרו ב-‘Slack’.
   • בחר את אירוע הפעולה: בחרו באפשרות ‘Send Channel Message’.
   • חיבור חשבון הסלאק: חברו את חשבון הסלאק שלכם ואשרו ל-Zapier את הגישה הנדרשת.
   • הגדרת הפעולה: כאן מתרחש הקסם של התאמה אישית.
     1. Channel: בחרו את הערוץ הספציפי שאליו תרצו לשלוח את ההתראה (למשל, #sales-wins).
     2. Message Text: כתבו את תוכן ההודעה. תוכלו לשלב בה נתונים דינמיים מהטריגר. לדוגמה: “הידד! 🎉 יש לנו הזמנה חדשה! לקוח: [שם הלקוח מהטריגר], סכום: [סכום ההזמנה מהטריגר]. כל הכבוד לצוות!”.
     3. Send as a bot?: בחרו ‘Yes’ כדי שההודעה תיראה כאילו נשלחה מבוט. תוכלו לתת לבוט שם (למשל, ‘מכירות’) ואפילו אייקון מותאם אישית.
     4. אפשרויות נוספות: תוכלו להגדיר אם לצרף קישור ל-Zap, להזכיר משתמשים ספציפיים ועוד.
3. בדיקה והפעלה: שלחו הודעת בדיקה לערוץ הסלאק. אם ההודעה מופיעה כפי שרציתם, עם הנתונים הנכונים, לחצו על ‘Publish Zap’. כעת, כל הצוות יחגוג יחד כל הצלחה חדשה.

3. הוספת נרשמים מאירוע לרשימת דיוור

ארגנתם וובינר, כנס או אירוע? הנרשמים הם לידים חמים שכבר הביעו עניין בתחום שלכם. חשוב מאוד להמשיך את הקשר איתם לאחר האירוע. אוטומציה זו מוסיפה באופן אוטומטי כל נרשם חדש מהאירוע לרשימת דיוור ייעודית במערכת כמו Mailchimp או ActiveCampaign. כך תוכלו לשלוח להם תכנים רלוונטיים, סיכום של האירוע והצעות עתידיות.

מדריך צעד אחר צעד

1. הגדרת הטריגר (Trigger):
   • בחר את האפליקציה: בחרו את הפלטפורמה שבה אתם מנהלים את הרשמת המשתתפים, למשל Eventbrite, Calendly (לפגישות) או אפילו Google Forms. נשתמש ב-Eventbrite כדוגמה.
   • בחר את אירוע הטריגר: בחרו באפשרות ‘New Attendee Registered’.
   • חיבור החשבון: חברו את חשבון ה-Eventbrite שלכם ל-Zapier.
   • הגדרת הטריגר: בחרו את הארגון ואת האירוע הספציפי שממנו תרצו למשוך את הנרשמים.
   • בדיקת הטריגר: ודאו שיש לפחות נרשם אחד (אפילו נרשם דמה) לאירוע, כדי ש-Zapier יוכל למשוך את פרטיו לבדיקה.
2. הגדרת הפעולה (Action):
   • בחר את האפליקציה: חפשו ובחרו את מערכת הדיוור שלכם, למשל ‘Mailchimp’.
   • בחר את אירוע הפעולה: בחרו באפשרות ‘Add/Update Subscriber’. פעולה זו תוסיף את הנרשם אם הוא לא קיים או תעדכן את פרטיו אם הוא כבר ברשימה.
   • חיבור חשבון ה-Mailchimp: חברו את חשבון המיילצ’ימפ שלכם ל-Zapier.
   • הגדרת הפעולה: כעת נמפה את המידע.
     1. Audience: בחרו את רשימת הדיוור (הקהל) שאליה תרצו להוסיף את הנרשמים. מומלץ ליצור רשימה ייעודית לאירוע.
     2. Subscriber Email: שייכו את שדה האימייל מהטריגר של Eventbrite. זהו שדה חובה.
     3. Update Existing: סמנו ‘Yes’ כדי לאפשר עדכון של מנויים קיימים.
     4. שדות נוספים: תוכלו למפות גם את השם הפרטי ושם המשפחה. כמו כן, מומלץ להוסיף ‘תגית’ (Tag) ייחודית לכל הנרשמים מהאירוע הזה (למשל, ‘webinar_july_2024’). זה יאפשר לכם לפלח אותם בקלות בעתיד.
3. הערה חשובה על הסכמה: ודאו שבטופס ההרשמה לאירוע יש צ’קבוקס ברור שבו המשתמש מאשר קבלת דיוור מכם, בהתאם לחוקי הפרטיות (כמו GDPR וחוק הספאם).
4. בדיקה והפעלה: שלחו נרשם דמה לבדיקה במיילצ’ימפ. אם הוא נוסף לרשימה הנכונה עם התגית הנכונה, לחצו על ‘Publish Zap’. בניית מערכת היחסים עם הלידים שלכם מהאירוע הפכה כעת לאוטומטית.

4. יצירת משימה במערכת ניהול פרויקטים מתוך מייל

כמה פעמים קיבלתם מייל מלקוח או מחבר צוות שהכיל משימה ברורה, אבל המייל הזה נבלע בתיבת הדואר הנכנס? אוטומציה זו הופכת מיילים חשובים למשימות מסודרות במערכת ניהול הפרויקטים שלכם (כמו Asana, Trello, Monday.com). כך שום דבר לא נופל בין הכיסאות, וכל בקשה מקבלת טיפול.

מדריך צעד אחר צעד

1. הגדרת הטריגר (Trigger):
   • בחר את האפליקציה: בחרו בספק המייל שלכם, למשל ‘Gmail’.
   • בחר את אירוע הטריגר: בחרו באפשרות ‘New Labeled Email’. טריגר זה יופעל רק כאשר תוסיפו תווית (Label) ספציפית למייל ב-Gmail. זה נותן לכם שליטה מלאה על אילו מיילים יהפכו למשימות.
   • חיבור חשבון ה-Gmail: חברו את חשבון הג’ימייל שלכם.
   • הגדרת הטריגר: בחרו את התווית שתפעיל את האוטומציה. לדוגמה, צרו תווית חדשה ב-Gmail בשם ‘Create-Task’.
   • בדיקת הטריגר: גשו ל-Gmail, מצאו מייל כלשהו והוסיפו לו את התווית ‘Create-Task’. חזרו ל-Zapier ובצעו בדיקה. Zapier ימצא את המייל שזה עתה תייגתם.
2. הגדרת הפעולה (Action):
   • בחר את האפליקציה: בחרו את מערכת ניהול הפרויקטים שלכם, לדוגמה ‘Asana’.
   • בחר את אירוע הפעולה: בחרו באפשרות ‘Create Task’.
   • חיבור חשבון ה-Asana: חברו את חשבון האסאנה שלכם.
   • הגדרת הפעולה: מיפוי פרטי המשימה.
     1. Workspace/Organization: בחרו את סביבת העבודה הנכונה.
     2. Project: בחרו את הפרויקט שאליו תרצו להוסיף את המשימה. אפשר ליצור פרויקט בשם ‘משימות ממיילים’.
     3. Name: זהו שם המשימה. מומלץ להשתמש ב’נושא המייל’ (Subject) מהטריגר כשם המשימה.
     4. Notes: זהו תיאור המשימה. כאן תוכלו להכניס את ‘גוף המייל’ (Body Plain) מהטריגר. אפשר להוסיף גם את שם השולח ותאריך קבלת המייל לתיעוד.
     5. Assignee: תוכלו לשייך את המשימה אוטומטית לאדם ספציפי בצוות.
     6. Due Date: תוכלו להגדיר תאריך יעד, למשל ‘בעוד 3 ימים’.
3. בדיקה והפעלה: בצעו בדיקה שתיצור משימה חדשה באסאנה. בדקו שהמשימה נוצרה בפרויקט הנכון, עם השם והתיאור שהגדרתם. אם הכל עובד, לחצו ‘Publish Zap’. מעכשיו, ניהול משימות מתיבת הדואר הנכנס שלכם יהיה פשוט כמו הוספת תווית.

5. שיתוף אוטומטי של פוסט חדש בבלוג לרשתות חברתיות

כתבתם פוסט מעולה לבלוג שלכם, השקעתם במחקר, בכתיבה ובעריכה. עכשיו צריך לדאוג שכמה שיותר אנשים יראו אותו. במקום להיכנס ידנית לכל רשת חברתית ולהדביק את הקישור, אפשר ליצור אוטומציה שתעשה זאת עבורכם ברגע שהפוסט מתפרסם. זה חוסך זמן ומבטיח שהתוכן שלכם מקבל חשיפה מיידית.

מדריך צעד אחר צעד

1. הגדרת הטריגר (Trigger):
   • בחר את האפליקציה: הדרך האוניברסלית והמומלצת לעשות זאת היא באמצעות ‘RSS by Zapier’. כמעט לכל בלוג (במיוחד בוורדפרס) יש כתובת RSS, שהיא למעשה פיד של הפוסטים האחרונים.
   • בחר את אירוע הטריגר: בחרו באפשרות ‘New Item in Feed’.
   • הגדרת הטריגר: בשדה ‘Feed URL’, הזינו את כתובת ה-RSS של הבלוג שלכם. בדרך כלל היא תהיה `yourdomain.com/feed`.
   • בדיקת הטריגר: Zapier ימשוך את הפוסט האחרון שפורסם בבלוג שלכם כדי להשתמש בנתוניו.
2. הגדרת הפעולה (Action):

   כאן ניצור מספר פעולות, אחת לכל רשת חברתית. נתחיל עם לינקדאין.

   • פעולה ראשונה: LinkedIn
     1. בחר את האפליקציה: ‘LinkedIn’.
     2. בחר את אירוע הפעולה: ‘Create Share Update’.
     3. חיבור חשבון ה-LinkedIn: חברו את הפרופיל האישי או העמוד העסקי שלכם.
     4. הגדרת הפעולה: בחרו את החשבון (הפרופיל) שאיתו תרצו לשתף. בשדה ‘Comment’, כתבו את הטקסט שילווה את השיתוף. תוכלו לשלב את כותרת הפוסט מה-RSS. לדוגמה: “פוסט חדש בבלוג: [Title from RSS]. מוזמנים לקרוא ולהגיב!”. בשדה ‘Content URL’, הכניסו את הקישור לפוסט (‘Link’ מה-RSS).
     5. בצעו בדיקה וודאו שהפוסט משותף כראוי בלינקדאין.
   • הוספת פעולה נוספת: Facebook Pages
     1. לחצו על כפתור ה-‘+’ מתחת לפעולת הלינקדאין כדי להוסיף שלב נוסף.
     2. בחר את האפליקציה: ‘Facebook Pages’.
     3. בחר את אירוע הפעולה: ‘Create Page Post’.
     4. הגדרת הפעולה: חברו את חשבון הפייסבוק ובחרו את הדף העסקי הנכון. בשדה ‘Message’, כתבו את הטקסט שיתלווה לפוסט (אפשר להתאים אותו מעט לסגנון של פייסבוק). בשדה ‘Link URL’, הכניסו שוב את הקישור מה-RSS.

   תוכלו להמשיך ולהוסיף פעולות נוספות עבור טוויטר (X), פינטרסט ורשתות אחרות. כל הפעולות יתבצעו בסדר שקבעתם, מיד לאחר שהטריגר יזהה פוסט חדש בבלוג.

3. הפעלה: לאחר שהגדרתם את כל הרשתות החברתיות הרצויות, לחצו על ‘Publish Zap’. הפצת התוכן שלכם הפכה לאוטומטית לחלוטין.